Legalisatie

Bij legalisatie wordt de oorsprong van een document gecontroleerd. Legalisatie is de officiële bevestiging door de bevoegde ambassade of het bevoegd consulaat van België dat:

  • de handtekening van de (buitenlandse) ambtenaar die een document ondertekende,
  • het zegel of
  • de stempel op het document echt is.
  • Of dat de persoon die het document ondertekende daarvoor bevoegd was.

Legalisatie gaat over de vorm van het document, maar bevestigt niet dat de inhoud ervan correct is. 

Wat is legalisatie bij uitbreiding?

Bij legalisatie bij uitbreiding wordt ook de handtekening van een legaliserende ambtenaar gelegaliseerd: de zogenoemde ‘legalisatie in cascade’. Hierbij wordt dus niet enkel de handtekening van degene die het stuk afgaf gelegaliseerd, maar ook de handtekening van de ambtenaar die het stuk legaliseert.

Wie is bevoegd?

Zowel beroepsposten als ereconsulaten kunnen documenten legaliseren. Bij gebrek hieraan, gebeurt de legalisatie door de minister van Buitenlandse Zaken (artikel 30 § 2 wetboek IPR).

Elke handtekening, zegel of stempel wordt gelegaliseerd door degene die daarvoor bevoegd is en die de handtekening, zegel of stempel kent. De bevoegde ambtenaar kent de handtekening, zegel of stempel wanneer hij over een model (=specimen) daarvan beschikt. Beschikt hij niet over een model, dan zijn er vooraf verschillende legalisaties nodig. Bijvoorbeeld door de lokale ambtenaar van de burgerlijke stand, Ministerie van Justitie of Ministerie van Buitenlandse Zaken en pas dan door een Belgische ambassade of een Belgisch consulaat.

Om lange en dure legalisatieprocedures in te korten of zelfs te vermijden, is het dan ook belangrijk dat de ambassades en consulaten modellen verzamelen van handtekeningen, zegels en stempels die regelmatig moeten worden gelegaliseerd.

Als er geen Belgische diplomatieke post is in het land of de streek waar het document werd afgegeven, gebeurt de legalisatie door de buitenlandse diplomatieke post die de belangen van België behartigt.

Wat is legalisatie niet?

De omzendbrief van 14 januari 2015 verduidelijkt ook wat legalisatie niet is. Het is geen nazicht van de vorm (juridische vorm, conformiteit met lokale wetgeving), noch van de inhoud (juistheid van de vermelde feiten) van een document. Daarom wordt de volgende formule systematisch in de legalisatieformule opgenomen: “Deze legalisatie waarborgt niet de authenticiteit van de inhoud van het document.”.

Vrijstelling van legalisatie

Voor een heel aantal landen geldt een vereenvoudigde vorm van legalisatie, namelijk de apostille. Dat geldt voor de landen die partij zijn bij het Verdrag van Den Haag van 5 oktober 1961 tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten (het Apostilleverdrag).

Voor nog andere landen geldt op basis van internationale en Europese regels een vrijstelling van legalisatie. 

Voor welke landen de legalisatie, de apostille of de vrijstelling geldt, kan worden nagegaan op www.diplomatie.be (per categorie van document en per land). Als legalisatie vereist is, wordt verder doorverwezen naar de bevoegde ambassade of het bevoegd consulaat van België in het desbetreffende land. Bij apostille wordt doorverwezen naar de bevoegde lokale overheid. Welke lokale overheden bevoegd zijn, kan je nakijken op de website van de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht: Verdrag van Den Haag

Is legalisatie onmogelijk?

Soms is het onmogelijk om in een bepaald land een document te laten legaliseren. Er zal dan door de bevoegde ambassade, het bevoegd consulaat of de dienst Legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken een negatief attest worden afgeleverd.

Is er een negatief attest afgeleverd? Dan kan een ontvangende overheid er toch voor kiezen om een niet-gelegaliseerd document te erkennen. Volgens informatie van de FOD Buitenlandse Zaken is het namelijk de bevoegdheid van elke overheid die een negatief  attest ontvangt om zelf te oordelen of de akte al of niet aanvaard kan worden.

Voor verdere vragen in verband met legalisaties kan u terecht bij Dienst Legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken.

 

Extra informatie